Hành Chánh GĐPT: Trách nhiệm Ban Viên Ban Hướng Dẫn

0

TVGĐPTLời Ban Biên Tập: Cũng như tài liệu “Cương Yếu Hành Chánh GĐPT” mà chúng tôi đã đăng tải, với tâm ý hỗ trợ cho quý anh chị Huynh Trưởng thành viên Ban Hướng Dẫn GĐPT cấp tỉnh phần nào trong công tác lãnh đạo và điều hành tổ chức khi chưa có một tài liệu thống nhất chính thức của cấp Hướng Dẫn trung ương, chúng tôi xin mạo muội trích đăng tập cẩm nang “Trách Nhiệm Ban Viên Ban Hướng Dẫn” này của Ban Hướng Dẫn GĐPT Bà Rịa Vũng Tàu đã ấn loát để lưu hành nội bộ kể từ năm 2010.

Đây là tập tài liệu nhỏ đã được Ban Hướng Dẫn GĐPT liên hệ duyệt y, ban hành và có in gộp vào tập “Tài Liệu Khóa Tu Nghiệp Hành Chánh Gia Đình Phật Tử” của Ban Hướng Dẫn GĐPT Bà Rịa Vũng Tàu mà chúng tôi sử dụng trong bài tài liệu tham khảo “Cương Yếu Hành Chánh GĐPT” đề cập trên đây. Tưởng cũng cần nói thêm, tài liệu này được soạn thảo [với các chức vụ, phần hành] theo tinh thần bản Nội Quy GĐPTVN được tu chỉnh lần cuối cùng trong Đại Hội Huynh Trưởng GĐPT toàn quốc năm 1973.

Vì lợi lạc chung cho cá nhân từng Huynh Trưởng trong tổ chức đang nắm giữ các phần hành trong Ban Hướng Dẫn các tỉnh/thị/thành, thiết tưởng Ban Hướng Dẫn Bà Rịa Vũng Tàu sẽ sẵn lòng hoan hỷ cho phép đăng tải.

THƯ VIỆN GĐPT

oOo

TRÁCH NHIỆM BAN VIÊN BAN HƯỚNG DẪN

I. TRÁCH NHIỆM:

A/ Trách nhiệm chung:

– Thực thi nhiệm vụ, bổn phận ấn định tại Nội Quy – Quy Chế Huynh Trưởng Gia Đình Phật Tử Việt Nam.
– Chịu trách nhiệm trước Ban Hướng Dẫn (BHD) tỉnh về những Phật sự thuộc phần hành chuyên môn hay được ủy nhiệm.
– Thực hiện công tác chuyên môn theo điều động hệ thống dọc trong nội bộ BHD tỉnh.
– Thi hành nghiêm cẩn yêu cầu của BHD về việc dự thảo đề án, kế hoạch; định kỳ báo cáo và hội họp.
– Thực hiện các yêu cầu về công tác chuyên môn của bộ phận hay Ủy Viên liên hệ thuộc BHD Trung Ương sau khi đã hiệp ý và được đồng thuận của Trưởng Ban Hướng Dẫn tỉnh.
– Ngoài sự phân định nhiệm vụ, bổn phận theo cấp bậc tại Quy Chế Huynh Trưởng, mọi Ban viên còn liên đới cùng Trưởng Ban Hướng Dẫn tỉnh chịu trách nhiệm về sự thịnh suy của tổ chức Gia Đình Phật Tử (GĐPT) toàn tỉnh.

B/ Trách nhiệm theo phần hành:

a) BAN THƯỜNG VỤ:

1) Trưởng Ban:

– Chịu trách nhiệm về sự thịnh suy của tổ chức GĐPT toàn tỉnh.
– Điều hành và chịu trách nhiệm chung về mọi hoạt động của toàn BHD tỉnh trong nhiệm kỳ tại vị.
– Thi hành chỉ thị của BHD Trung Ương.
– Liên lạc, thực hiện Phật sự và giải quyết các vấn đề GĐPT với Tỉnh Giáo Hội theo hệ thống ngang.
– Phối hợp điều hành Ban Bảo Trợ GĐPT tỉnh, Đoàn Cựu Huynh Trưởng GĐPT tỉnh (nếu có).
– Điều khiển và kiểm soát các Ban Đại Diện (GĐPT) Quận/Huyện/Thị; các đơn vị GĐPT trực thuộc.
– Điều khiển và kiểm soát các cấp Ủy Ban; Hội Đồng; Tiểu Ban, Chúng… trực thuộc.
– Đương nhiên đảm trách chức vụ Chủ Tịch Ủy Ban Quản Trị Huynh Trưởng.

2) Phó Trưởng Ban Ngành Nam; Phó Trưởng Ban Ngành Nữ:

– Điều hành mọi sinh hoạt thuộc Ngành mình phụ trách.
– Kiến lập và đôn đốc thực hiện đề án hoạt động thuộc phạm vi Ngành trực thuộc.
– Phối hợp với các Ủy Viên liên hệ để thực hiện các đề án sinh hoạt một cách hiệu quả.
– Thay mặt Trưởng Ban, điều hành sinh hoạt BHD khi Trưởng Ban vắng mặt và khi có sự ủy nhiệm.

3) Tổng Thư Ký; Phó Tổng Thư Ký:

– Phụ trách mọi công tác hành chánh và điều hành Văn Phòng Ban Hướng Dẫn.
– Soạn thảo, phát hành và tống đạt văn thư đi; tiếp nhận và giải quyết văn thư đến; soạn thảo, tiếp nhận, theo dõi và tiếp chuyển văn kiện trình ký, trình duyệt…
– Nhật tu và quản thủ hồ sơ; kiểm soát báo cáo; lưu trữ văn thư, tài liệu.
– Theo dõi tình hình tài chánh, khí mãnh BHD.
– Tổng hợp dự án hoạt động của các Ủy Viên để soạn thảo đề án hoạt động (định kỳ và bất thường) cho toàn BHD. Theo dõi việc thực hiện các đề án.
– Liên lạc thường xuyên với các Ủy Viên và các đơn vị trực thuộc để theo dõi và cập nhật tình hình về số lượng, sinh hoạt, tu học, thuận lợi, trở ngại…
– Soạn thảo chương trình nghị sự; thiết lập chương trình lễ luợc; tiếp tân, hướng dẫn quan khách của BHD; theo dõi và hướng dẫn các phần vụ lễ nghi, hành chánh của các đơn vị trực thuộc, các dịp lễ luợc, trại mạc…

4) Thủ Quỹ:

– Quản thủ hiện kim và khí mãnh BHD.
– Thu ngân và xuất ngân theo nguyên tắc tài chánh BHD tỉnh đã phê duyệt.
– Cập nhật, quản thủ hồ sơ, chứng từ tài chánh và khí mãnh BHD.
– Lập kế hoạch thu-chi trong mọi công tác Phật sự của BHD.
– Phối hợp với các Ủy Viên liên quan nghiên cứu và thực hiện kế hoạch gây quỹ cho BHD.
– Kết toán, trình duyệt và thông tri tình hình tài chánh theo định kỳ.

5) Ủy Viên Nội Vụ:

– Phụ trách mọi vấn đề liên quan đến việc thực hiện Nội Quy và Quy Chế Huynh Trưởng GĐPTVN.
– Quản trị, nghiên cứu, soạn thảo các văn kiện quy tắc về nhân sự.
– Giải quyết các trường hợp liên quan đến tình trạng hành chánh và pháp lý về nhân sự.
– Tham vấn cho Trưởng Ban Hướng Dẫn tỉnh về công tác trạch bổ, điều động, giới thiệu nhân sự cho các đơn vị và mọi cơ cấu nhân sự khác thuộc thẩm quyền BHD.
– Theo dõi, kiểm soát tình hình an ninh nội bộ; thu thập, nhận định, phân tích các thông tin, sự kiện liên quan đến sinh hoạt GĐPT; kịp thời xây dựng kế hoạch, chiến lược bảo đảm an ninh nội bộ.
– Thực hiện Phật sự xét, xếp cấp Huynh Trưởng hằng năm.
– Đương nhiên đảm trách chức vụ Thư Ký Ủy Ban Quản Trị Huynh Trưởng và Thư Ký Hội Đồng Xếp Cấp Huynh Trưởng.

6) Ủy Viên Tổ Kiểm:

– Trực tiếp và thường xuyên tiếp xúc để kiểm soát tình hình sinh hoạt của từng đơn vị trực thuộc.
– Xúc tiến việc tổ chức các cơ cấu GĐPT; kiểm tra sinh hoạt của từng đơn vị về hình thức, nội dung.
– Theo dõi tình hình sinh hoạt chung của toàn BHD, kiến lập và thực hiện kế hoạch tổ chức – kiểm soát thích ứng, bảo đảm việc tuân thủ Nội Quy, Quy Chế GĐPTVN.
– Phối hợp với các Ban Đại Diện Huyện/Thị kiểm soát các đơn vị trong việc thực thi thông tư, chỉ thị, đề án sinh hoạt… của BHD.
– Rút tỉa kinh nghiệm từ hoạt động tổ chức – kiểm soát để thu thập thông tin, đúc kết nhận xét và đề nghị kế hoạch chấn chỉnh kịp thời đệ trình Trưởng Ban Hướng Dẫn tỉnh nghiên cứu giải quyết.

7) Ủy Viên Nghiên Huấn:

– Phối hợp với Ủy Viên các Ngành nghiên cứu chương trình, tài liệu tu học và huấn luyện để đề nghị BHD tổ chức công tác tu học, huấn luyện có kết quả hữu hiệu.
– Tham vấn cho BHD về công tác tu học, huấn luyện (với những kế hoạch ngắn/trung/và dài hạn); kịp thời tổ chức các khóa tu học, huấn luyện phù hợp với nhu cầu; tham gia giảng huấn khi có nhu cầu cần thiết.
– Phối hợp với các Ủy Viên Ngành, Ủy Viên chuyên môn hữu quan để nghiên cứu, san định tài liệu tu học và huấn luyện thích hợp phục vụ cho công tác tu học, huấn luyện của tỉnh nếu cần.
– Đề nghị Giảng Viên, Huấn Luyện Viên cho các khóa tu học và huấn luyện; theo dõi và kiểm soát về tổ chức, chương trình, cơ cấu Giảng Viên các khóa tu học, huấn luyện và tại các đơn vị trực thuộc.
– Đào tạo, tổ chức và cải thiện đội ngũ Huynh Trưởng Giảng Viên tại tỉnh.
– Thống kê, cập nhật số lượng và kết quả các khóa tu học và huấn luyện toàn tỉnh.

b) CÁC ỦY VIÊN CHUYÊN MÔN:

1) Ủy Viên Tu Thư:

– Sưu tầm, ấn loát các tài liệu tu học, huấn luyện của tổ chức nhằm đáp ứng nhu cầu cho Huynh Trưởng, Đoàn Sinh. Tích cực làm phong phú hóa nguồn tài liệu và bảo toàn những tài liệu quý.
– Phối hợp với các Ủy Viên Nghiên Huấn, Văn Nghệ, Hoạt động Thanh Niên – Xã Hội… tổ chức khảo cứu, biên soạn, dịch thuật các tài liệu quý; san định tài liệu hiện hành để phục vụ nhu cầu tu học, huấn luyện, sinh hoạt GĐPT nếu cần; sưu tầm, tái bản các nguồn tài liệu liên quan còn bị thất thoát.
– Trực tiếp đề nghị cụ thể nội dung từng tài liệu cần biên soạn với những anh/chị Huynh Trưởng thâm niên, có khả năng chuyên môn trong các bộ môn tu học GĐPT để soạn thảo các tài liệu tham khảo nhằm đáp ứng nhu cầu tu học, sinh hoạt và tăng cường phẩm lượng tài liệu cho Huynh Trưởng, Đoàn Sinh.

2) Ủy Viên Văn Nghệ:

– Nghiên cứu tài liệu tu học về bộ môn văn nghệ theo chương trình ấn định hiện hành, đề nghị với Trưởng Ban và BHD tỉnh những phương thức thực hiện và cải thiện hữu hiệu.
– Phối hợp với Ủy Viên Nghiên Huấn và các Ủy Viên Ngành tổ chức, hướng dẫn (và chấn chỉnh những sai lạc nếu có) về bộ môn văn nghệ cho Huynh Trưởng, Đoàn Sinh các đơn vị trực thuộc, các khóa tu học, huấn luyện.
– Tổ chức các hoạt động văn nghệ (trình diễn văn nghệ, xuất bản báo chí…) của BHD và tổ chức đào tạo cho Huynh Trưởng, Đoàn Sinh trong lĩnh vực văn nghệ (trại sáng tác, đào tạo chuyên năng, các cuộc thi…).
– Phối hợp với các Ủy Viên liên quan trong việc sáng tác, biên khảo, tổng hợp các tài liệu, tuyển tập… thuộc phạm vi văn nghệ để xuất bản, tái bản, áp dụng trong nội bộ GĐPT.
– Tổ chức kiểm duyệt các ấn phẩm nội bộ lưu hành, phát hành; tổ chức và tham dự các chương trình tổng duyệt, trình diễn văn nghệ; kiểm soát những hoạt động về văn nghệ của các đơn vị trực thuộc.

3) Ủy Viên Doanh Tế:

– Nghiên cứu, hoạch định kế hoạch tổ chức kinh doanh, phát triển tài chánh phù hợp phục vụ nhu cầu Phật sự và sinh hoạt BHD.
– Phối hợp với Thủ Quỹ BHD, các Ủy Viên hữu quan và Ban Bảo Trợ tỉnh thực hiện các hoạt động gây quỹ BHD, các quỹ từ thiện, xã hội, tương tế GĐPT, tương trợ Tình Lam…
– Phối hợp với Văn Phòng BHD và Uỷ Viên Hoạt Động Thanh Niên – Xã Hội trong việc tổ chức, tham dự tang sự, hỷ sự, thăm viếng, tương trợ tình Lam…

4) Ủy Viên Hoạt Động Thanh Niên – Xã Hội:

– Đảm trách và chịu trách nhiệm về các công tác liên quan đến bộ môn hoạt động thanh niên cấp BHD.
– Nghiên cứu, đề nghị với Trưởng Ban chương trình tu học thuộc lĩnh vực hoạt động thanh niên và hoạt động xã hội thích hợp với từng lứa tuổi, từng ngành, từng bậc học.
– Tổ chức các chương trình ủy lạo, cứu trợ, công tác từ thiện, công tác xã hội thích hợp.
– Phối hợp với Thủ Quỹ BHD, Ủy Viên Doanh Tế, các Ủy Viên hữu quan khác và Ban Bảo Trợ tỉnh thực hiện các hoạt động gây quỹ từ thiện, quỹ hoạt động xã hội, quỹ tương tế, tương trợ Tình Lam…
– Tổ chức và phối hợp với Văn Phòng BHD, Uỷ Viên Doanh Tế trong việc tham dự tang sự, hỷ sự, thăm viếng, tương trợ tình Lam…

5) Các Ủy Viên Ngành:

– Điều khiển, hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc mọi sinh hoạt toàn ngành trực thuộc.
– Vạch kế hoạch, đề án sinh hoạt (dài hạn, ngắn hạn, định kỳ và bất thường) cho toàn Ngành trực thuộc.
– Nghiên cứu thấu đáo chương trình, tài liệu tu học và huấn luyện của Ngành để có kế hoạch thực hiện hiệu quả; đề nghị với BHD những điều chỉnh, thay đổi phù hợp và cần thiết.
– Ấn định thời gian sinh hoạt định kỳ; tổ chức các sinh hoạt và lễ lược truyền thống của Ngành.
– Phối hợp với Ủy Viên Nghiên Huấn hoạch định kế hoạch và tổ chức các trại huấn luyện, các khóa, trại chuyên năng đáp ứng nhu cầu sinh hoạt của Ngành.
– Phối hợp các Ngành tổ chức các hình thức sinh hoạt họp mặt, họp bạn, kết thân, giao hữu…
– Thường xuyên (và phối hợp) thăm viếng Ngành trực thuộc để thấu đáo, hướng dẫn, kiểm tra sinh hoạt.
– Tiếp nhận, nghiên cứu báo cáo của Huynh Trưởng thuộc Ngành liên hệ tại các đơn vị trực thuộc; thống kê số lượng, tổng hợp tình hình sinh hoạt và lập các báo cáo (định kỳ, định lệ, đặc biệt…) gởi Văn Phòng BHD; khẩn trình Trưởng Ban những trường hợp trở ngại hoặc khi có những yêu cầu, đề nghị đặc biệt.

c) CÁC ĐẠI DIỆN BHD TẠI QUẬN/HUYỆN/THỊ:

– Tổ chức và điều hành Ban Đại Diện GĐPT tại Quận/Huyện/Thị theo quy định tại Nội Quy GĐPTVN và thể thức ấn định bởi BHD tỉnh.
– Thay mặt BHD tỉnh để đôn đốc, kiểm soát, báo cáo tình hình sinh hoạt các đơn vị GĐPT tại khu vực phụ trách đã ấn định.
– Liên lạc với vị Đại Diện Giáo Hội địa phương để thấu đáo tình hình Phật sự chung và giải quyết những vấn đề liên quan đến GĐPT với sự hiệp ý của Trưởng Ban Hướng Dẫn tỉnh.
– Khi được sự ủy nhiệm, đại diện cho Trưởng Ban Hướng Dẫn tỉnh chủ toạ các lễ lược của các đơn vị hay tham dự lễ lược tại các tự viện trong khu vực phụ trách.
– Tổ chức và phối hợp tổ chức, đôn đốc các Phật sự, sinh hoạt, lễ lược, trại mạc… theo BHD ủy nhiệm.
– Tiếp nhận, tống đạt và tiếp chuyển các loại văn thư, văn kiện, tài liệu, tài chánh, khí mãnh… từ BHD đến đơn vị và ngược lại theo quy định và ủy thác của BHD.
– Theo dõi cụ thể số lượng, nhân sự, tình hình sinh hoạt… từng đơn vị trong khu vực phụ trách và liên lạc chặt chẽ với Văn Phòng BHD để kịp thời báo cáo công tác Phật sự, đồng thời thấu đáo kế hoạch thực hiện công tác Phật sự BHD đề ra.

d) CÁC PHỤ TÁ ỦY VIÊN:

– Trợ tá cho Ủy Viên liên hệ về mọi mặt trong phạm vi phần hành.
– Thực hiện sự điều hành của Ủy Viên liên hệ trong sinh hoạt và công tác liên quan.
– Thay mặt Ủy Viên liên hệ tham dự các sinh hoạt, công tác, hội họp, lễ lược, thăm viếng… do BHD điều động, hay khi Ủy Viên liên hệ ủy quyền sau khi Ủy Viên đề đạt và được Trưởng Ban tán thành.

e) CÁC BAN VIÊN BAN ĐẠI DIỆN QUẬN/HUYỆN/THỊ:

– Thực hiện sự điều hành của Đại Diện BHD tại Quận/Huyện/Thị liên hệ theo phần hành đãm trách.
– Tham dự các sinh hoạt, công tác, hội họp, lễ lược, thăm viếng… trong nội bộ GĐPT khi ĐD/BHD tại Quận/Huyện/Thị vắng mặt, mà trước đó ĐD/BHD có sự ủy nhiệm sau khi đã đề đạt và được Trưởng Ban Hướng Dẫn tỉnh tán thành.

II. ĐIỀU HÀNH – ỦY NHIỆM:

A/ Điều hành sinh hoạt:

– Mọi Phật sự của Ban Hướng Dẫn do điều động của Trưởng Ban qua tham vấn với Ủy Viên chuyên trách liên hệ.
– Phó Trưởng Ban, Tổng Thư Ký và Văn Phòng chịu trách nhiệm trong phần hành hỗ trợ Trưởng Ban điều hành công tác Phật sự theo thời gian biểu và đề án, kế hoạch hoạt động của BHD.
– Trong những trường hợp quan trọng cấp thiết, Văn Phòng khẩn chuyển thông tin đến Trưởng hoặc Phó Trưởng Ban cũng như chuyển tải thông tin đến các đơn vị trực thuộc.

B/ Ủy nhiệm công tác:

– Mọi Phật sự của các Quận/Huyện/Thị, đơn vị đều phải trình BHD thẩm tường và do Trưởng Ban chủ tọa.
– Khi cần thiết, và tùy trường hợp, Trưởng Ban hoặc Ban Thường Vụ sẽ ủy nhiệm cho các thành viên trong Ban Thường Vụ hoặc Đại Diện BHD tại Quận/Huyện/Thị thay mặt chủ tọa và ban Huấn từ.
– Những trường hợp công cử người thay thế, Tổng Thư Ký sẽ tiếp nhận chỉ thị của Trưởng Ban để thông tri đến Huynh Trưởng được ủy nhiệm thay thế.

III. HỘI HỌP – BÁO CÁO:

– Định kỳ họp Ban Thường Vụ: 1 tháng/kỳ, vào ngày………
– Định kỳ họp Ban Hướng Dẫn: 2 tháng/kỳ, vào ngày………
– Định kỳ họp BĐD Quận/Huyện/Thị: 1 tháng/kỳ, tối đa 7 đến 10 ngày sau cuộc họp Thường Vụ BHD.
– Định kỳ báo cáo các Ủy Viên: 3 tháng/kỳ, thời hạn: 30/3; 30/6; 30/9; 20/12 DL.
– Định kỳ báo cáo tài chánh: 1 tháng/kỳ tại các cuộc họp Ban Thường Vụ và Ban Hướng Dẫn.

IV. DUY TRÌ KỶ LUẬT:

Ban viên BHD trong 3 tháng không hoạt động, không tham dự liên tiếp 2 kỳ họp Ban Hướng Dẫn, Thường Vụ BHD sẽ thảo luận đề nghị BHD thuyên chuyển nhiệm vụ khác.

———=oOo=———

Cẩm nang “Trách Nhiệm Ban Viên Ban Hướng Dẫn” này được thống nhất áp dụng tại Ban Hướng Dẫn GĐPT Bà Rịa Vũng Tàu sau khi được duyệt y và thông qua trong “Khóa Tu Nghiệp Hành Chánh GĐPT” tổ chức vào các ngày 5&6 tháng 6 năm 2010.

BAN TỔ CHỨC KHOÁ TU NGHIỆP HÀNH CHÁNH
GIA ĐÌNH PHẬT TỬ TỈNH BÀ RỊA VŨNG TÀU
Soạn thảo: Quảng Mẫn – Nguyễn Quang Mai

Share.

Leave A Reply

Website này sử dụng Akismet để hạn chế spam. Tìm hiểu bình luận của bạn được duyệt như thế nào.