QUẢN TRỊ MỘT ĐƠN VỊ GIA ĐÌNH PHẬT TỬ
Tài liệu Trại huấn luyện Huynh Trưởng cấp II ‘Huyền Trang’ GĐPTVN
(Theo tài liệu cập nhật hiện hành của Ban Hướng Dẫn Trung Ương GĐPTVN)
oOo
A. DẪN NHẬP:
Tổ chức Gia Đình Phật Tử Việt Nam (GĐPTVN) từ trung ương xuống địa phương gồm 3 cấp lãnh đạo theo truyền thống: Cấp Trung Ương – Cấp Tỉnh/Thị – Cấp Gia Đình.
Hiện tại có: Hội Đồng Huynh Trưởng Cấp Dũng – Cấp Trung Ương – Cấp Tỉnh/Thị – Cấp Gia Đình.
Cấp Gia Đình là đơn vị nhỏ nhất, căn bản nhất của tổ chức Gia Đình Phật Tử (GĐPT), là nơi chịu trách nhiệm trực tiếp thực hiện mục đích của Tổ chức, do đó để thực hiện tốt đẹp nhiệm vụ quan trọng này, người Huynh Trưởng lãnh đạo đơn vị phải thấu suốt về công tác quản trị một đơn vị GĐPT.
B. CHÁNH ĐỀ:
I/ QUẢN TRỊ LÀ GÌ?
Quản trị trong phạm vi GĐPT là quản lý và điều hành công việc thường xuyên; là đưa Huynh Trưởng và Đoàn Sinh vào khuôn mẫu quy định của Nội Quy và Quy Chế Huynh Trưởng GĐPTVN.
Một định nghĩa khác: “Quản trị là nghệ thuật đạt được mục đích thông qua người khác”.
II/ QUẢN TRỊ MỘT ĐƠN VỊ GĐPT:
Quản trị một đơn vị GĐPT là quản lý và điều hành một tổ chức đơn vị GĐPT. Việc này liên quan đến trách nhiệm và quyền hạn của người lãnh đạo, cụ thể là Gia trưởng và Liên Đoàn trưởng đơn vị. Tuy nhiên đối với Trại Huyền Trang chúng ta sẽ đề cập đến vai trò lãnh đạo của Liên Đoàn trưởng.
Nhiệm vụ của Liên Đoàn trưởng (được ấn định tại Chương thứ hai, Điều 7, Mục D [-2.] Nội Quy GĐPTVN):
+ Ðiều động Ban Huynh Trưởng.
+ Thi hành chỉ thị của Ban Hướng Dẫn tỉnh.
+ Tổ chức các lớp huấn luyện Ðội/Chúng Trưởng trong Gia Ðình để chuẩn bị dự các lớp huấn luyện của Ban Hướng Dẫn tỉnh hay thị xã.
+ Tổ chức các cuộc lễ, trại, triển lãm, văn nghệ và công tác xã hội thuộc phạm vi Gia Ðình có sự đồng ý của Ban Hướng Dẫn tỉnh hay thị xã.
+ Báo cáo sinh hoạt hàng tháng cho Ban Hướng Dẫn tỉnh hay thị xã.
Để thực hiện hoàn thành các nhiệm vụ trên cũng như các vấn đề liên quan khác trong công tác xây dựng, phát triển đơn vị, Liên đoàn trưởng cần phải thấu đáo thông suốt 3 yếu tố căn bản về quản trị:
- Quản trị nhân sự.
- Quản trị hành chánh.
- Quản trị tài chánh.
1. Quản trị nhân sự:
Quản trị nhân sự là quản lý và điều hành nhân sự (Huynh Trưởng và Đoàn Sinh) trong đơn vị, Liên đoàn trưởng cần phải thấu đáo về cơ cấu tổ chức, thể thức hoạt động, thực hiện nhiệm vụ…, để từ đó phân công – phân nhiệm hợp lý, nâng cao hiệu quả công việc
– Cơ cấu tổ chức một đơn vị (được quy định tại Chương 2, Điều 6, mục D của Nội Quy GĐPTVN):
a) Tổng quát:
+ Mỗi Gia Đình sinh hoạt riêng biệt Nam và Nữ, trừ trường hợp Gia Đình dưới 4 Đoàn.
+ Mỗi Gia Đình phải có tối thiểu là 2 Ðoàn và tối đa là 6 Ðoàn.
+ Mỗi Ðoàn có tối thiểu là 2 Ðội/Chúng/Ðàn và số Ðoàn viên từ 12 đến 32 em đối với Ngành Thanh, Ngành Thiếu và từ 8 đến 24 em đối với Ngành Đồng.
+ Mỗi Ðội (Thanh, Thiếu Nam), Chúng (Thanh, Thiếu Nữ) có từ 6 đến 8 em hay Ðàn (Oanh Vũ) có từ 4 đến 6 em.
b) Đoàn Sinh:
– Theo giới tính có 2 Ngành: Ngành Nam và Ngành Nữ.
– Theo độ tuổi có 3 Ngành: Ngành Đồng, Ngành Thiếu, Ngành Thanh.
- Đồng: Nam và Nữ từ 7 đến 12 tuổi.
- Thiếu: Nam và Nữ từ 13 đến 17 tuổi.
- Thanh: Nam và Nữ Phật tử từ 18 tuổi trở lên.
c) Huynh Trưởng
Một Ban Huynh Trưởng Gia Ðình:
+ 1 Gia trưởng.
+ 2 Liên Ðoàn trưởng (1 phụ trách Ngành Nam, 1 phụ trách Ngành Nữ).
+ 1 Thư ký.
+ 1 Thủ quỹ.
+ Các Ðoàn trưởng, Ðoàn phó hai Ngành.
– Trừ Gia trưởng, các Ban viên khác đều do Ban Huynh Trưởng Gia Ðình bầu lên.
– Ban Huynh Trưởng Gia Đình không phải bầu lại mỗi năm hay hạn kỳ. Nếu cần thì cải tổ hay bổ sung mà thôi.
– Bên cạnh Ban Huynh Trưởng Gia Đình có 1 Ban Bảo Trợ.
d) Đoàn:
– Mỗi Đoàn có 01 Đoàn trưởng và 01 hay 02 Đoàn phó điều động sinh hoạt của Đoàn.
e) Đội – Chúng – Đàn:
+ Đội/Chúng (thuộc Ngành Thanh/Thiếu):
– Mỗi Đội/Chúng có 1 Đội/Chúng trưởng và 1 Đội/Chúng phó trông coi.
– Tên các Đội và tiếng reo theo thứ tự: Đội Sen Vàng (Hùng); Sen Trắng (Mạnh); Sen Hồng (Vững); Sen Xanh (Gắng)
– Tên các Chúng và tiếng reo theo thứ tự: Chúng Sen Vàng (Tin); Sen Trắng (Tuân); Sen Hồng (Nhanh); Sen Xanh (Mến).
+ Đàn (thuộc Ngành Đồng):
– Mỗi Đàn có 1 Đầu đàn và 1 Thứ Đàn trông coi.
– Tên các Đàn theo thứ tự: Đàn Cánh Vàng (Hòa); Cánh Trắng (Thuận); Cánh Nâu (Tin); Cánh Lam (Vui).
2. Quản trị hành chánh:
Quản trị hành chánh là quản trị sự vận hành các hoạt động, sinh hoạt của tổ chức đơn vị bằng những loại hình ngôn ngữ, văn tự, làm phương tiện ghi chép thành văn bản trong suốt quá trình hoạt động của Tổ chức và được quản lý lưu trữ lâu dài tại Đoàn quán hay văn khố của đơn vị.
Công việc quản trị hành chánh đòi hỏi sự kiên nhẫn, chăm chỉ để thực hiện một cách chu đáo và đầy đủ trong phạm vi quyền hạn liên quan các lĩnh vực sau:
– Về mặt nhân sự: Nhật tu gia phả, lập Sách tịch Huynh Trưởng, xếp cấp, kỷ luật, tu học, huấn luyện…
– Về mặt văn kiện: Soạn thảo văn bản, tống đạt văn bản, tiếp nhận văn bản, phân tích đánh giá, sắp xếp, nhật tu, lưu trữ, theo dõi…
– Về sổ sách các loại:
Sổ sách bao gồm: Gia phả; Tập ghi số Văn thư đi; Tập ghi số Văn thư đến; Kẹp lưu trữ Văn thư đi và đến; Kẹp lưu trữ Báo cáo định kỳ; Sổ nhật ký (sổ Trực, sổ Tuần ký); Sổ công tác; Sổ biên bản; Sổ chuyên cần; Sổ công đức (sổ Vàng); Sổ theo dõi chương trình tu học; Sổ tài chánh (sổ thu chi); Hồ sơ Sách tịch Huynh Trưởng và Đoàn Sinh.
Hành chánh đơn vị GĐPT bao gồm sổ sách, văn thư, văn kiện các loại…, cần phải được nghiên cứu đúng mẫu, đúng quy cách, được quản thủ cẩn thận và theo thứ tự thời gian đi, đến để khỏi trở ngại cho việc sưu lục. Cần lưu ý dành một kẹp riêng cho những văn kiện có tính lập quy như: Quyết định, Ủy nhiệm thư, kẹp lưu trữ Báo cáo định kỳ..
Các Huynh Trưởng phụ trách, liên quan công tác quản lý hành chánh như Gia trưởng, Liên đoàn trưởng, Thư ký, Thủ quỹ cần phải tham dự các khoá học chuyên năng về hành chánh GĐPT.
3. Quản trị tài chánh:
Quản trị tài chánh là quản lý nguồn vốn (tiền mặt và tài sản), các quan hệ tài chánh phát sinh (về khoản thu và chi) nhằm tối đa hóa việc sinh tài của đơn vị.
Tài chánh là phương tiện cần thiết để đơn vị có điều kiện thực hiện mọi hoạt động được dễ dàng. Việc liên quan đến tài chánh cần phải thận trọng lựa chọn người đáng tin cậy để giao trách nhiệm. Sổ thu chi tài chánh do Thủ quỹ thực hiện, cập nhật hóa, quản thủ, ghi chép rõ ràng, đầy đủ, đúng nguyên tắc.
a) Thể thức thu:
– Thư ký thu mọi khoản sau đó chuyển giao cho Thủ quỹ hoặc Thủ quỹ có thể trực tiếp thu và xuất biên nhận, giữ tồn căn biên lai.
– Những khoản thu đặc biệt phải ghi vào sổ Công Đức.
b) Thể thức chi:
– Những khoản chi của đơn vị thường được thông qua trong phiên họp của Ban Huynh Trưởng. Thủ quỹ căn cứ theo phiếu đề nghị xuất chi có chữ ký của Gia trưởng hoặc Liên đoàn trưởng cho phần hành liên hệ.
– Hàng tháng Thủ quỹ quyết toán sổ, trình Gia trưởng hoặc Liên đoàn trưởng ký và báo cáo tài chánh trong phiên họp định kỳ của Ban Huynh Trưởng.
c) Điều hòa ngân quỹ:
– Ban Huynh Trưởng phải có kế hoạch điều hòa ngân quỹ để sự sinh hoạt cũng như việc giao tế, tương trợ, công tác xã hội… của đơn vị được thuận lợi và đạt hiệu quả.
– Thủ quỹ có trách nhiệm thu chi rõ ràng, minh bạch, cùng Ban Huynh Trưởng có kế hoạch sinh tài cho đơn vị để tài chánh đơn vị luôn được dồi dào, tránh thâm hụt.
C. KẾT LUẬN:
Quản trị một đơn vị GĐPT là quản trị về nhân sự (hoạt động), về hành chánh, về tài chánh… theo quy trình cần thiết, là hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra.
Để quản trị (hay quản lý) và điều hành thành công một đơn vị, Huynh Trưởng lãnh đạo cần phải phối hợp nhuần nhuyễn với Ban Huynh Trưởng đơn vị, việc này đòi hỏi các Huynh Trưởng phải thấu đáo về nguyên tắc và hình thức sinh hoạt của GĐPT, đặc biệt là phải có tinh thần đoàn kết, ý thức trách nhiệm cao mới có thể thực hiện hoàn mãn nhiệm vụ được giao.
Liên Đoàn trưởng cần phải thấu đáo mọi mặt để có thể thực hiện việc quản trị đơn vị hoạt động có nề nếp, quy cũ; giữ gìn giềng mối; thăng tiến; và nêu cao giá trị của Tổ chức GĐPTVN./.
oOo
Nguồn: Tài liệu hiện hành Trại huấn luyện Huynh Trưởng cấp II Huyền Trang – Ban Hướng Dẫn Trung Ương GĐPTVN.
@ Tra cứu chương trình Trại Huấn Luyện Huynh Trưởng GĐPTVN